可操作的工作效率提升方法：工作早一步

      经常有人抱怨工作如山，总也做不完，领导在后面催得急，自己手足无

  措瞎忙乱。但是，"工作多"并不能成为"效率低"的借口。那么，为什么我们

  做事情总是慢一步呢？究其根源就是缺少目标，不清楚自己在为谁工作，工

  作是为了什么！
      罗曼.罗兰说："紧盯目标的人，连恒星也会为他让路。"目标是我们做

  事情的动力之源。反之，那种"做一天和尚撞一天钟"的人，不会按照目标将

  工作分出轻重缓急，没有"立即"、"紧急"、"快速"等提高效率的意识，更没

  有"马上就做"的执行力。
      因此，高效率一定是对既定目标的"刻意追求"，这种"刻意追求"就是

  产生高效率的直接原因，内驱力和执行力是否强劲也是决定一个人工作效率

  高低的重要前提。
      没想要高效，不知道为什么高效，工作就绝对不会高效。每一个人在职

  场中都像是在不同轨道上行驶的列车，在同等时间内谁跑得快，谁才有可能

  领跑职场！
      案例：累死了也不招人待见！
      辛迪晋升为客户服务部经理，高兴劲儿还没过，就忙得脚打后脑勺了。

  她整天像个陀螺似的转个不停，有时连午饭也顾不上吃，可就是这样也做不

  完自己的那一摊活儿。因为工作难出成果，老板见她没笑容，下属对她不服

  从。
      这天领导正带着供应商到服务部参观，就见一群人围着辛迪嚷嚷："经

  理，这库管员我干不了！两年前生产的笔记本是'老古董'了，这配件从工厂

  根本订不来！""经理，我没办法做下月的备件计划，现在的备件库存额度超

  标，我可不敢找老板报批，招骂！"更火上浇油的是，这时华南、华北的经销

  商也找上门来投诉："你们的售后服务跟不上，消费者要求退货，都告到消费

  者协会了！"
      领导闻讯径直走来，询问辛迪："怎么积压了这么多问题？先清理客户

  急需的问题，能解决的立即解决；不能解决的，下午到我办公室专题研究！"
      辛迪见老板皱着眉头，她张张嘴，把想说的话又咽了下去。其实辛迪心

  里很委屈，她已经使尽浑身解数来应对高强度的工作，即便这样，还是问题

  百出，顾此失彼，工作成果看不见，累死也不招人待见。
      后来，在职业顾问的帮助下，辛迪找出工作被动的原因，采取了改进的

  措施。半年后的一天，会议室座无虚席，辛迪用图表说明了服务部门半年来

  的变化，还和大家分享了她的四条体会：每年一个目标；每月一个计划；每

  周一个检查；每天一个结果。
      辛迪按照这四点做到了"工作早一步"，把问题处理得有条不紊，老板听

  着，嘴里不停地说："做得好!"
      一、效率低下的五种成因
      很多职场人在工作中总是处于被动状态，总是在上级反复提醒、要求、

  催促、威胁之下才能完成工作，总是抱怨上级安排任务过多，刚做完一件工

  作还没缓过神来，下一件工作就像"炮弹"似的投射过来，被"炸"得晕头转

  向，不得不在"眼冒金星"中加班加点；还有人抱怨工作头绪多，临时任务总

  让人感到应接不暇，疲惫不堪。实际上，只要我们安排得当，总是能够合理

  地处理好"工作多"、"头绪乱"和"效率低"的问题。下面是形成效率低下的五

  种原因，大家看一下，自己是不是也有这类问题。
      效率低下的五种成因：为谁工作不清晰；凡事可以慢慢来；工作之前不

  准备；进度总是往后拖；完成之后不总结。
      1．为谁工作不清晰
      搞不清为谁工作，认为多干活就是"自找苦吃"：认为自己是在为别人打

  工的人，对待工作不会有很高的要求，觉得工作做多做少、效率高低对自己

  的意义不大："为别人打工，何必紧追紧赶把自己搞得那么辛苦？干快干慢都

  挣那么点儿钱！"这类职场人一旦发现自己的需求没有得到满足时，通常不找

  自己的问题，相反会抱怨企业、抱怨工作、抱怨领导，而且，怨气越大，越

  不甘心付出太多的努力去工作，从而陷入"得过且过"的恶性循环之中。
　    搞不清为谁工作，认为追求效率是"赔本买卖"：认为自己是在为别人打

  工的人，多干一点工作就像自己的钱包被别人掏了一样不划算。做一件事就

  计算一分薪酬，相同时间内多做些事情，每件事情的平均报酬降低了，自己

  不是赔本了？在这种"小九九"的影响下，他们做事只管拖着走，拖过了一天

  又一天，拖过一年又一年，最后拖过了自己的最佳成长期，拖过了自己对工

  作技能的快速掌握期，拖过了自己施展才华的关键期，最终沦为效率低下、

  工作平庸的人。
      搞不清为谁工作，工作没乐趣，效率难提升：认为自己是在为别人打工

  的人，或多或少地忽略了工作的乐趣和意义。在他们眼里，工作是谋生的手

  段，工作是沉重的任务，工作是乏味的坚持，他们年复一年地重复着没有丝

  毫激情的工作，自己不快乐，不能全身心投入工作，效率自然也上不去。
      搞不清为谁工作，放弃发展前景，丧失追求高效的动力：认为自己是在

  为别人打工的人，只想自己合适，不太在意别人的看法，也很少能够得到领

  导、同事的尊重和赞赏，自己与企业、同事的关系仅仅是"挣钱吃饭"那么简

  单，尽管每月都能拿到薪水，但是看涨就难了，这样无形之中会丧失很多机

  会和收益，最终失去老板的信任和同事的尊重，错失职业生涯的最佳发展期

  和加薪晋职的机会，给自己的职业前景设了"一堵墙"。没有美好的愿景，哪

  来追求的动力？
      2．凡事可以慢慢来
      说到工作效率时，很多人认为"凡事可以慢慢来"，但是职场可以容忍慢

  慢来的沉稳心态，绝不能容忍"慢慢来"的做事速度；职场允许缜密的思考，

  绝不允许拖沓的行为。
      生活中我们提倡"慢活"是为了健康，职场中如果我们还提倡"凡事可以

  慢慢来"，只会被甩出职场的"快轨"。职场中需要"风"一样的速度和效率，

  不管我们用风驰电掣的气势、风风火火的行动还是风雨无阻的坚持，我们必

  须保证"风和日丽"的结果，如果只想着追求舒适、休闲的生活，认为"慢工

  出细活"，最后我们得到的不一定是"细活"，而很可能要面对领导风雨交加

  的面孔和呵斥。
      3．工作之前不准备
      很多人在工作之前不善于准备和筹划，没有明确领导的要求，做事没有

  格局，这也是他们效率低下的原因之一。"兵马未动，粮草先行"，意思是要

  办成一件时，一定不要盲目着手，而是先要进行一番筹划、做好充分准备，

  创造完成工作的有利条件，这样会大大提高办事效率，"磨刀不误砍柴工"。
      事前计划少，事后补救多：有人不把事前计划当回事，喜欢摸着石头过

  河，有时工作做到一半，才发现偏离了预定的方向，前功尽弃只得重新开始

  有时在工作提交后，才发觉漏洞百出，根本不是领导需要和满意的东西。这

  种状况越多，自己在领导心目中的折扣越大，只会落个受累不讨好的结果。
      4．进度总是往后拖
     有人认为自己30天之内可以做完一件事情，在前15天总觉得时间还很宽

  裕，不急于动手做，还剩下10天的时候仍然觉得"大不了提前5天的时候加加

  班"，直到最后只剩下2～3天时才恍然觉得时间紧迫，开始手忙脚乱起来。

  这时不仅没有预想中的"急中生智"，反而因为压力过大，容易急中出错，或

  者因为对困难估计不足而将进度一拖再拖。
    　 5．完成之后不总结
      多总结，找出高效路径：努力工作并没有错，但只顾做事、不善于总结

  的人不是聪明的职场人。丁玲写了几十年的日记，日记里记录的是每天的总

  结和收获；鲁迅几乎每天发表一篇文章，文章成了他的"日记"和"总结"。我

  们把每天工作做一次总结，通过对工作量和工作时间的分析，可以发现一天

  中的效率"峰点"和"谷点"，发现高效率和低效率的原因，逐渐在自我工作管

  理中形成自己独特的效率管理法。
      多总结，避免重复出错：把一只小白鼠放入一个迷宫里，在迷宫的出口

  放置一块奶酪，第一次小白鼠花费了大量的时间找路，第二次他只走错了为

  数不多的几段路，第三次小白鼠径直沿着正确道路找到奶酪。工作总结可以

  让我们全面系统地了解以往工作的经验，发现问题，避免重复出错，提高工

  作效率。总结的过程是积累经验和提高效率的过程。
      多总结，形成工作流程：做同样的一件事情，第一次做我们可能会遇到

  很多意想不到的问题和"插曲"，但是第二次做就要在第一次的基础上充分预

  估问题的难度和可能性。我们在第一次工作结束后形成一个简明的工作流

  程，以后做同类事情的效率就会大大提升。
      总结工作是一个将以往经验延续和升华，同时在此基础上发挥才智不断

  创造的过程。如果不对之前的经验进行总结，随着时间的推移，让宝贵的体

  验蒸发，不会在头脑中留下一点儿痕迹，这才是最大的无形损失。
      总结越充分，越能够储存更多的经验和感悟。总结越深刻，对工作的理

  解越有深度，越能把握所要达到的工作结果，相比那些在相同时间内只顾工

  作而不善于总结的人收获更多、成长更快。好的流程可以大大提升效率，同

  时带来规模化生产的可能性。
      二、自我督导的四个方面
      凡是具备高效工作意识的人，都会以一切可行的效率标准来要求自己，

  会在有限的单位时间内完成尽可能多的工作量。因此，对个人而言，具有高

  效的意识就意味着能够减少更多的无效时间，获得更高多的工作回报。
      自我督导的四个方面：为自己工作，设定高效目标；为自己提速，限定

  完成时间；为自己督导，进度尽量前提；为自己总结，让工作快一步。
      1．为自己工作，设定高效目标：
      设定事业目标和阶段性目标：倘若你现在是企业的一名骨干员工，你的

  事业目标是在工作20年后成为一名销售总经理，那么，就要规划未来20年内

  个人成长的阶段性目标，并且保证所有阶段性目标全部指向你的事业目标。

  阶段性目标可以分解成15年的长期目标、5～8的中期目标以及3～5年的短期

  目标。然后还可以将3～5年的短期目标根据"倒计时原则"继续分解到年月周

  日中。从今天开始，做一个有目标的人吧，因为目标可以驱使你在限定时间

  内，全力以赴地去实现自己的梦想。
      设定工作能力目标：工作能力目标通常包括两项目标：第一个目标是专

  业能力目标，是指精通本岗位必要的专业知识；第二个目标是管理能力目标

  是指通过对工作的管理来提高效率的能力。设定这两个目标可以帮助自己看

  清未来的发展方向，成为一个为实现目标不断提升自己能力的人。
      设定沟通能力目标：设定自己与领导、下属、同事沟通的能力指标，包

  含沟通对象、沟通范围、沟通频次、沟通方式、沟通的效果等。如果形成了

  他人即效率的观念，与周围的人沟通顺畅了，必定可以大大提升自己的工作

  效率。
       2．为自己提速，限定完成时间
      什么是为自己提速？为自己提速就是追求绞尽脑汁、用尽全身心的力量

  才能实现的个人速度，完成工作的时间永远超前于领导期待的完成时间。
      3．为自己督导，进度尽量前提
      什么是为自己督导？为自己督导就是在工作过程之中，凭借自己强大的

  自控能力，抓紧现在应该做的事，而不是随意往后拖延。自我督导是一种"不

  待扬鞭自奋蹄"的主动工作态度和积极的自我管理精神。
       4．为自己总结，让工作快一步
      工作效率既反映整体工作的快慢，也说明每一工作步骤效率的高低。总

  结是对影响工作效率的每个环节有一个具体的分析，对整体工作过程有一个

  清晰的梳理和认识，从中找出规律性以指导今后的工作。
      要按工作计划进行总结，以期发现计划与执行结果间的差距，总结经验

  采取改进的措施。要按时间推进表进行总结，找出时间节点，对比时间差，

  总结影响正常进度的因素，采取改进措施。还要按完成工作的效果进行总

  结，从成绩和不足两个方面，分析产生的原因，升华对工作过程的感悟，加

  强对高效工作经验的积累。